4.7 结束项目或阶段

  结束项目或阶段是终结项目、阶段或合同的所有活动的过程。本过程的主要作用是,存档项目或阶段信息,完成计划的工作,释放组织团队资源以展开新的工作。它仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。图 4-14 描述本过程的输入、工具与技术和输出。图 4-15 是本过程的数据流向图。
  在结束项目时,项目经理需要回顾项目管理计划,确保所有项目工作都已完成以及项目目标均已实现。项目或阶段行政收尾所需的必要活动包括(但不限于):

  • 为达到阶段或项目的完工或退出标准所必须的行动和活动,例如:
    • 确保所有文件和可交付成果都已是最新版本,且所有问题都已得到解决;
    • 确认可交付成果已交付给客户并已获得客户的正式验收;
    • 确保所有成本都已记入项目成本账;
    • 关闭项目账户;
    • 重新分配人员;
    • 处理多余的项目材料;
    • 重新分配项目设施、设备和其他资源;
    • 根据组织政策编制详尽的最终项目报告。
  • 为关闭项目合同协议或项目阶段合同协议所必须开展的活动,例如
    • 确认卖方的工作已通过正式验收;
    • 最终处置未决索赔;
    • 更新记录以反映最后的结果;
    • 存档相关信息供未来使用。
  • 为完成下列工作所必须开展的活动:
    • 收集项目或阶段记录;
    • 审计项目成败;
    • 管理知识分享和传递;
    • 总结经验教训;
    • 存档项目信息以供组织未来使用。
  • 为向下一个阶段,或者向生产和(或)运营部门移交项目的产品、服务或成果所必须开展的行动和活动。
  • 收集关于改进或更新组织政策和程序的建议,并将它们发送给相应的组织部门。
  • 测量相关方的满意程度。

  如果项目在完工前就提前终止,结束项目或阶段过程还需要制定程序,来调查和记录提前终止的原因。为了实现上述目的,项目经理应该引导所有合适的相关方参与本过程。