10.项目沟通管理

  项目沟通管理包括通过开发工件,以及执行用于有效交换信息的各种活动,来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。项目沟通管理由两个部分组成:第一部分是制定策略,确保沟通对相关方行之有效;第二部分是执行必要活动,以落实沟通策略。
  项目沟通管理的过程包括:
  10.1 规划沟通管理 — 基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产,以及具体项目的需求,为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。
  10.2 管理沟通 — 确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。
  10.3 监督沟通 — 确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。
  图 10-1 概括了项目沟通管理的各个过程。虽然在本《PMBOK® 指南》中,各项目沟通管理过程以界限分明和相互独立的形式出现,但在实践中它们会以本指南无法全面详述的方式相互交叠和相互作用。
项目沟通管理的核心概念
  沟通是指有意或无意的信息交换。交换的信息可以是想法、指示或情绪。信息交换的方法包括:

  • 书面形式。实物或电子形式。
  • 口头形式。面对面或远程形式。
  • 正式或非正式形式(用正式纸质或社交媒体)。
  • 手势动作。语调和面部表情。
  • 媒体形式。图片、行动,甚至只是遣词造句。
  • 遣词造句。表达一种想法的词语往往不止一个,且各词语的含义会存在细微差异。

  沟通是指用各种可能的方式来发送或接收信息,或者通过沟通活动(如会议和演讲),或者以工件的方式(如电子邮件、社交媒体、项目报告或项目文档)。
  项目经理的大多数时间用于与团队成员和其他项目相关方沟通,包括来自组织内部(组织的各个层级)和组织外部的人员。不同相关方可能有不同的文化和组织背景,以及不同的专业水平、观点和兴趣,而有效的沟通能够在他们之间架起一座桥梁。
  沟通活动可按多种维度进行分类,包括(但不限于):

  • 内部。针对项目内部或组织内部的相关方。
  • 外部。针对外部相关方,如客户、供应商、其他项目、组织、政府,公众和环保倡导者。
  • 正式。报告、正式会议(定期及临时)、会议议程和记录、相关方简报和演示。
  • 非正式。采用电子邮件、社交媒体、网站,以及非正式临时讨论的一般沟通活动。
  • 层级沟通。相关方或相关方群体相对于项目团队的位置将会以如下方式影响信息传递的形式和内容:
    • 向上沟通。针对高层相关方。
    • 向下沟通。针对承担项目工作的团队和其他人员。
    • 横向沟通。针对项目经理或团队的同级人员。
  • 官方沟通。年报,呈交监管机构或政府部门的报告。
  • 非官方沟通。采用灵活(往往为非正式)的手段,来建立和维护项目团队及其相关方对项目情况的了解和认可,并在他们之间建立强有力的关系。
  • 书面与口头沟通。口头(用词和音调变化)及非口头(肢体语言和行为),社交媒体和网站、媒体发布。

  沟通可以为成功完成项目与项目集建立必要的关系。用于开展沟通的活动和工件多种多样,从电子邮件和非正式对话,到正式会议和定期项目报告。通过言语、面部表情、手势动作和其他行动有意或无意地发送和接收信息。为了成功管理与相关方的项目关系,沟通既包括制定策略和计划,以便创建合适的沟通工件和开展合适的沟通活动,也包括运用相关技能来提升计划和即兴的沟通的效果。
  成功的沟通包括两个部分。第一部分是根据项目及其相关方的需求而制定适当的沟通策略。从该策略出发,制定沟通管理计划,来确保用各种形式和手段把恰当的信息传递给相关方。这些信息构成项目沟通-成功沟通的第二部分。项目沟通是规划过程的产物,在沟通管理计划中有相关规定。沟通管理计划定义了信息的收集、生成、发布、储存、检索、管理、追踪和处置。最终,沟通策略和沟通管理计划将成为监督沟通效果的依据。
  在项目沟通中,需要尽力预防理解错误和沟通错误,并从规划过程所规定的各种方法、发送方、接收方和信息中作出谨慎选择。
  在编制传统(非社交媒体)的书面或口头信息的时候,应用书面沟通的 5C 原则,可以减轻但无法消除理解错误:

  • 正确的语法和拼写。语法不当或拼写错误会分散注意力,还有可能扭曲信息含义,降低可信度。
  • 简洁的表述和无多余字。简洁且精心组织的信息能降低误解信息意图的可能性。
  • 清晰的目的和表述(适合读者的需要)。确保在信息中包含能满足受众需求与激发其兴趣的内容。
  • 连贯的思维逻辑。写作思路连贯,以及在整个书面文件中使用诸如“引言”和“小结”的小标题。
  • 受控的语句和想法承接。可能需要使用图表或小结来控制语句和想法的承接。

书面沟通的 5C原则需要用下列沟通技巧来配合:

  • 积极倾听。与说话人保持互动,并总结对话内容,以确保有效的信息交换。
  • 理解文化和个人差异。提升团队对文化及个人差异的认知,以减少误解并提升沟通能力。
  • 识别、设定并管理相关方期望。与相关方磋商,减少相关方社区中的自相矛盾的期望。
  • 强化技能。强化所有团队成员开展以下活动的技能:
    • 说服个人、团队或组织采取行动;
    • 激励和鼓励人们,或帮助人们重塑自信;
    • 指导人们改进绩效和取得期望结果;
    • 通过磋商达成共识以及减轻审批或决策延误;
    • 解决冲突,防止破坏性影响。

有效的沟通活动和工件创建具有如下基本属性:

  • 沟通目的明确;
  • 尽量了解沟通接收方,满足其需求及偏好;
  • 监督并衡量沟通的效果。

项目沟通管理的发展趋势和新兴实践

  在关注相关方,以及认可相关方的有效参与对项目及组织的价值的同时,也要认识到制定和落实适当的沟通策略,对维系与相关方的有效关系是至关重要的。项目沟通管理的发展趋势和新兴实践包括(但不限于):

  • 将相关方纳入项目评审范围。每个项目的相关方社区中都包括被项目团队确定为对成功达成项目目标和组织成果不可或缺的个人、群体和组织。有效的沟通策略要求定期且及时地评审相关方社区,以管理成员及其态度的变化。
  • 让相关方参加项目会议。项目会议应邀请项目外部甚至组织外部(若适当)的相关方参与。敏捷方法中的一些做法适用于任何类型的项目,例如,简短的每日站会。在每日站会上,项目团队和主要相关方就前一天的成绩和问题以及当天的工作计划展开讨论。
  • 社交工具的使用日益增多。以硬件平台、社交媒体服务和个人便携设备为代表的社交工具已经改变组织及其人员的沟通和业务方式。在公共 IT 基础设施的支持下,社交工具将不同的协作方式融合在一起。网络社交是指用户建立关系网络,与他人共同拓展兴趣和活动。社交媒体工具不仅能支持信息交换,而且也有助于建立更深层次的信任和社群关系。
  • 多面性沟通方法。制定项目相关方沟通策略时,通常应考虑所有可用技术,并从中作出选择;同时也应尊重因文化、实践和个人背景而产生的对沟通语言、媒介、内容和方式的偏好。可以根据需要采用社交媒体和其他先进的电脑技术。多面性方法能够提高与不同年代和文化背景的相关方沟通的效果。

裁剪时需要考虑的因素

  因为每个项目都是独特的,所以项目团队需要裁剪项目沟通管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

  • 相关方。相关方是属于组织内部或外部,或者二者都是?
  • 物理地点。团队成员身处何地?团队是否集中办公?团队是否位于相同地理区域?团队是否分散于多个时区?
  • 沟通技术。哪项技术可用于创建、记录、传输、检索、追踪和储存沟通工件?哪些技术最适用于与相关方沟通且成本效益最高? uu语言。语言是沟通活动中要考虑的主要因素。使用的是一种语言,还是多种语言?是否已为适应多语种团队的复杂情况安排了资金?
  • 知识管理。组织是否有正式的知识管理库?是否采用管理库?

在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素
  在模糊不定的项目环境中,必然需要对不断演变和出现的细节情况,进行更频繁和快速的沟通。因此,应该尽量简化团队成员获取信息的通道,频繁进行团队检查,并让团队成员集中办公。
  此外,为了促进与高级管理层和相关方的沟通,还需要以透明的方式发布项目工件,并定期邀请相关方评审项目工件。